Latihan dan Pengembangan SDM

A.            PENGERTIAN DAN TUJUAN PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Pelatihan adalag suatu kegiatan mempelajari kemampuan dan pengetahuan dalam bidang tertentu. Yang dengan sengaja diberikan melalui prosedur sistematis dan terorganisir untuk mencapai kerja yang efektif.

Sedangkan pengembangan adalah suatu usaha yang sistematis dan terorganisir yang dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan teknis, teoritis, konseptual dan moral. Karyawan sesuai dengan kebutuhan pekerja dan jabatan.

Tujuan dari pelatihan dan pengembangan diantaranya, yaitu:

a.       Meningkatkan produktifitas

b.      Meningkatkan mutu

c.       Meningkatkan ketepatan dalam perencanaan SDM

d.      Meningkatkan semangat kerja

e.      Menjaga keselamatan kerja dan kesehatan

B.            KAPAN PELATIHAN DIANGGAP PERLU?

Dalam suatu instalasi atau perusahaan biasanya para tenaga kerja yang akan menduduki jabatan baru yang tidak di dukung dengan pendidikannya atau yang belum mampu melaksanakan tugasnya dengan baik, biasanya upaya yang akan ditempuh adalah yang melakukan pelatihan dan pengembangan karir.

C.            JENIS-JENIS PROGRAM DAN PELATIHAN

Ada 5 jenis pelatihan diantaranya:

a.       Pelatihan keahlian

Kebutuhan atau kekurangan diidentifikasi memlalui penilaian yang jeli.

b.      Pelatihan ulang

Berupaya memberikan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi tuntutan kerja yang berubah-rubah.

c.       Pelatihan lintas fungsional

Melibatkan pelatihan karyawan untuk melakukan aktifitas kerja dalam bidang lainnya selain dan pekerjaan yang ditugaskan.

d.      Pelatihan tim

Terdiri dari sekelompok individu untuk menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama dalam sebuah tim kerja.

e.      Pelatihan kreatifitas

Berlandaskan pada asumsibahwa kreatifitas dapat dipelajari.

D.            ORIENTASI PEKERJA BARU

Orientasi adalah upaya pelatihan dan pengembangan awal bagi para karyawan baru yang member mereka informasi mengenai perusahaan, jabatan, dan kelompok kerja.

                Orientasi terdiri dari 2 jenis, yaitu:

a.       Induksi

Tahap awal dalam karyawan baru. Mempelajari apa yang akan dilakukan, peraturan-peraturan dan sebagainya.

b.      Sosialisasi

Proses yang berjangka lebih panjang dimana karyawan baru mempelajari norma-norma, sistem nilai dan kelompok.

Tujuan orientasi diantaranya:

a.       Mempelajari prosedur pekerjaan

b.      Penjalinan hubungan dengan perusahaan

c.       Memberi tahu peran mereka masing-masing

d.      Menginformasikan mengenai organisasi dan kebijakannya

e.      Memperkenalkan dengan rekan-rekan kerja mereka.

Manfaat program orientasi yaitu:

a.       Mengurangi kecemasan karyawan

b.      Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan baik

c.       Karyawan baru memilikiekspetasi yang lebih realistis mengenai pekerjannya

d.      Karyawan baru menjadi lebih mandiri

e.      Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjannya

E.            PELATIHAN DAN TAHAP-TAHAPNYA

1.       Penentuan kebutuhan pelatihan adalah lebih sulit untuk menilai kebutuhan-kebutuhan pelatihan bagi para pekerja yang ada daripada mengorientasikan para pegawai yang baru.

Dalam tahapan ini terdapat 3 macam kebutuhan akan pelatihan, yaitu:

a.       General treatment need, yaitu penilaian kebutuhan pelatihan bagi semua pegawai dlam suatu klasifikasi pekerjaan tanpa memperhatikan data mengenai kinerja dari seorang pegawai tertentu.

b.      Oversable performance discrepancies, didasarkan pada hasil pengamatan terhadap berbagai masalah, wawancara, daftar pertanyaan, evaluai dan dengan cara meminta para pekerja untuk mengawasi sendiri hasil kerjanya sendiri.

c.       Future human resources need, lebih berkaitan dengan ketidaksesuaian kinerja, tetapi lebih berkaitan dengan sumber daya manusia untuk waktu yang akan datang.

2.       Mendesain program pelatihan, yaitu dengan melakukan perubahan dalam system feedback, seleksi, imbalan atau pemecatan terhadap pegawai selama masa percobaannya.

F.             PELATIHAN FORMAL DAN NON-FORMAL

Pelatihan formal adalah pelatihan yang dilakukan secara formal oleh organisasi atau perusahaan pada pegawai.

Metode pelatihan formal:

a.       Belajar mandiri

b.      Metode belajar dikelas

c.       Pelatihan di tempat kerja

d.      Unjuk kerja

e.      Simulasi

f.        Sistem magang

g.       Pelatihan vestibule

h.      Bermain peran

i.         Telaah kasus

j.        Pelatihan laboratorium

Pelatihan non formal adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Salah satu jenis pelatihan non formal disebut Built In Training (BIT) atau pelatihan melekat merupakan pelatihan yang berkesinambungan dan melekat dengan tugas setiap atasan.

G.           ARTI DAN PENTINGNYA PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

1.       SDM melalui pendidikan

2.       SDM melalui pertanian

3.       SDM bidang kesehatan

H.            PELATIHAN SUPERVISOR, PENGEMBANGAN TEAM DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI

Para manager dan supervisor organisasi bertanggung jawab tidak hanya bagi kinerja mereka sendiri, tetapi juga bagi kinerja dari para pekerjanya sendiri. Akibatnya tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan, yaitu: organizaton development (OD) dan sensitivity training.

1.       Organization development

Yaitu, para manager dan supervisor tidak hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

2.     Sensitivity training

Yaitu, hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri.

Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses yang terdiri dari interaksi manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.

I.               PENGEMBANGAN SDM MELALUI DIKLAT

Diklat adalah proses penyelenggaran belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan PNS.

                Tujuan diklat adalah:

a.       Meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan, dan sikap untk dapat melaksanakan tugas jabatan secara professional.

b.      Menciptakan kesamaan visi dan dinamika pola pikir dalam melaksanakan tugas pemerintahan.

c.       Menciptakan operator yang mampu berperan sebagai perekat persatuan dan kesatuan bangsa.

Macam-macam diklat:

a.       Diklat pra jabatan

b.      Diklat dalam jabatan

J.              PENGEMBANGAN MELALUI MUTASI ATAU PROMOSI

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta).

                Pedoman yang dijadikan dasar untuk mempromosikan karywan atau pegawai menurut Handoko (1999) adalah:

a.     Pengalaman (lamanya pengalaman kerja karyawan).

b.     Kecakapan (keahlian atau kecakapan).

c.     Kombinasi kecakapan dan pengalaman (lamanya pengalaman dan kecakapan).

Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja. Kompensasi gaji, tugas dan tanggung jawab yang baru umumnya adalah sama seperti sedia kala.

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :

a.    Permintaan sendiri

Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karyawan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi.

b.    Alih tugas produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

K.           PENGEMBANGAN MELALUI GKM (GUGUS KENDALI MUTU)

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

Sasaran melalui GKM, yaitu:

a.       Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis.

b.      Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingk kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya.

c.        Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis.

d.      Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja.

L.            PENGEMBANGAN MELALUI WASKAT

Waskat adalah pengorganisasian, prosedur, pencatatan, pelaporan supervise dan reviu intern.

1.       Pengorganisasian

Organisasi membutuhkan adanya struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas. Struktur organisasi dibuat untuk memberikan kejelasan tentang kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata kerja yang berlaku didalamnya. Uraian tugas yang jelas dibutuhkan untuk memastikan adanya pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas, dan fungsi. Seluruh tugas harus terbagi habis. 

Suatu pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain:

a.       proses pembentukan dan penyusunan struktur organisasi harusmengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif danefisien.

b.      penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuanorganisasi.

c.       pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya.

d.      penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan(kompetensi) untuk masing-masing jabatan.

e.      pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

2.       Personil

Kegiatan pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain:

a.       formasi pegawai harus ditentukan secara tepat.

b.      penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan padaformasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif.

c.       pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian,dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai.

d.      perencanaan dan pengembangan karier yang jelas.

e.      sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai dan pemberiansanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai.

f.        pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yangberlaku.

3.       Kebijakan

Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi/kerja untuk mendorong tercapainya tujuan satuan organisasi/kerja.

Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a.       jelas dan tertulis

b.      dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalamorganisasi

c.       dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target

d.      tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala

e.      transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara stafdengan pimpinan

f.        dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai

g.       konsisten dengan tujuan organisasi

h.      konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlakudalam organisasi

4.       Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaiantujuan organisasi.

Suatu perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa criteria berikut:

a.       merupakan jabaran dari tujuan

b.      melibatkan semua pihak terkait

c.       realistis

d.      mempertimbangkan prinsip ekonomi

e.      dikomunikasikan

f.        dapat diukur

g.       menjadi dasar pelaksanaan kegiatan

h.      fleksibel

i.         dapat digunakan sebagai unsur pengendalian

j.        memperhitungkan risiko yang akan dihadapi.

5.       Prosedur

prosedur harus dibuat secara tertulis,sederhana, mudah dimengerti, disosialisasikan kepada pihak yang ber-kepentingan, dan memberikan pelayanan prima kepada pemakai jasa(users). Suatu prosedur yang memenuhi kriteria tersebut di atas dandipatuhi pelaksanaannya, dengan sendirinya akan membentuk jaringan Waskat yang andal.

Pelaksanaan suatu prosedur yang baik harus memperhatikan beberapahal antara lain:

a.       dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit

b.      prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas

c.       pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainyatujuan prosedur

d.      penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yangmemadai

e.      peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkandi dalam penyusunan prosedur

f.        penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai,baik kuantitas maupun kualitasnya

g.       prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatanyang bersifat mekanis

h.      sederhana, efisien, dan aman

i.         kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harusterkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya

j.        dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti

k.       dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait

l.         hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya

m.    direview secara berkala.

6.       Pencatatan

Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi instansi.Pencatatan juga mencakup proses pengolahan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan.

Suatu pencatatan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a.       dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi

b.      prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dancermat

c.       sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas danmemadai

d.      pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secaramemadai

e.      lengkap dan informatif

f.        mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan

g.       diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu

h.      diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, danterintegrasi

i.         dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan

j.        direviu secara berkala.

7.       Pelaporan

Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

a.       mengandung kebenaran, obyektif, dan dapat dibuktikan

b.      jelas dan akurat

c.       langsung mengenai sasaran

d.      lengkap

e.      tegas dan konsisten

f.        tepat waktu

g.       tepat penerimanya; dan mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya.

8.       Super visi dan revieu intern

Supervisi merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadappelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh stafnya.

Reviu intern adalah suatu aktivitas untuk mengevaluasi pelaksanaan kebijakan, program,dan kegiatan yang telah ditetapkan yang dilakukan oleh pimpinan ataupejabat yang berwenang bersama-sama dengan staf pimpinan atau dila-kukan oleh APIP, terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan. Dengankata lain reviu intern adalah memeriksa apakah seluruh sistempengendalian telah berfungsi secara baik, untuk memastikankeberhasilan pencapaian misi organisasi.

Rangkuman

Tahap Persiapan Persiapan operasional ini antara lain meliputi:

·                     Pemberitahuan/Undangan kepada peserta

·                     Pemberitahuan/Undangan kepada Fasilitator/Nara Sumber

·                     Menetapkan tempat penyelenggaraan dan fasilitas yang tersedia

·                     Mempersiapkan Kelengkapan Bahan Pelatihan

·                     Mempersiapkan Konsumsi

·                     Tahap Pelaksanaan Pelatihan. Secara umum, alur pokok yang ditempuh dalam pelaksanaan pelatihan adalah sebagai berikut di bawah ini:

·                     Pembukaan Pelatihan;

·                     Pencairan Suasana.

·                     Pembahasan Materi Pelatihan

·                     Rangkuman, Evaluasi dan Tindak Lanjut pelatihan

Sumber :

Mangkunegara, A A Anwar Prabu. 2006. Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia . Bandung: PT. Refika Aditama